電子專刊_105年度第08期
訓練需求評估系統性建構與影響因素研究
訓練需求分析讓訓練事半功倍
‧ 常勝企管顧問有限公司 總經理 江增常
摘要
從HRD(Human Resource Development 人力資源發展)實務者的觀點，以McGehee與Thayer的三層分析法提出訓練需求評估的三個構面，即策略能力構面、組織績效落差構面、職能缺口構面，藉由此三個構面進行有系統的訓練需求評估，確保訓練的有效性。同時以HRD實務者為對象，以問卷及探索性因素分析，獲得影響訓練需求評估的四個因素，分別為：1. 掌握問題與分析，2. 掌握組織發展，3. 掌握資源應用，4. 方案實施能力。
壹、前言
訓練是一種提高人員工作績效的重要方法，發展人力資本極大化，訓練已和組織績效相互連結，員工必須不斷學習個人新知識與獲得新技能，持續接受訓練以維持最大的工作表現。問題是我們所提供的訓練有效性到底如何?員工接受訓練後是否能對工作績效提升有實質幫助？訓練實務者如何確認所提供的訓練內容是符合員工所需？訓練反而引起另一種組織問題？關鍵在所提供訓練是否經由需求分析過程，訓練實務者是否具備問題分析能力？是否花些時間在訓練需求分析作業上？訓練需求分析就是了解員工到底需要甚麼訓練(Cekada,2010)，訓練、訓練再訓練，我們總以為透過訓練可解決組織的問題，訓練真的可以解決問題？訓練應該包含哪些內容？已經辦過訓練了，但員工行為依舊如故。很多企業把辦理訓練當作是員工福利，而員工認為參加訓練對他們而言是一種負擔或浪費，訓練的有效性一直讓人存疑。
另外，太多訓練反而會造成沒有效益甚至退步(Whiles,1999)。Cekada(2010)認為當管理階層採用規則的訓練且使用簡單的訓練內容，這樣的訓練是不會有效益的，而過度訓練會增加學習者困擾及損害對訓練課程的信任(Blair & Seo,2007)。當代訓練應專注於協助組織問題解決及績效提升而非在乎訓練的形式與數量，沒有品質沒有績效產出的訓練就是無效益的浪費行為，因此，應建立績效為核心的新訓練模式，強調訓練需求，才有助於訓練的正確並產出訓練效益(Holton, Bates & Naquin,2000)。
組織訓練若沒有進行訓練需求評估，這些組織將會有過度訓練、訓練不足及失去完整訓練(Judith,2002)。Judith並指出必須進行訓練需求評估的四個理由：1.確認組織的真正問題， 2.取得管理當局的支持， 3.發展評估資料， 4.決定訓練的成本與效益。好的訓練需求評估能提供以下好處(Warshauer,1988; Denis & McConnell,2003)：1.增加管理階層的承諾使得參與者能持續參與訓練及發展，2.提高訓練功能的能見度，3.闡述組織重要的議題，4.讓組織有限資源得到最佳利用，5.提供訓練課程及訓練設計想法，6.使得訓練進行成為策略，7.提供員工知識及技能以便執行其職務，8.協助組織找到績效目標，9.改善員工關係及士氣。
訓練是否有效？訓練真能協助組織解決問題嗎？沒有提供訓練的組織與有提供訓練組織有何差異？在回答這些問題之前，必須認真檢視所提供訓練課程是否在課程設計前進行訓練需求分析，提供的訓練與組織問題的關聯性是否一致。
貳、訓練需求評估
訓練需求評估(T.N.A.)是一種確認達成組織目標所需要的知識與技術的過程(Brinkerhoff & Gill,1994)，訓練需求評估是組織內一種決策過程，以決定是否需提供員工訓練及何種訓練(Tylor, O’ Driscoll, & Bining,1998)的一種決策。
訓練實務者在進行訓練需求評估時，依照一定的程序，找出訓練需求與訓練課程方案設計相連結，進行訓練需求評估程序共有五個步驟如表1所示。步驟一為需求來源，即確認組織問題或落差。步驟二為明確需求對象，即該問題或落差是由那個單位或個人所引起，並判定引起該問題是否為人員能力不足。步驟三為確認訓練需求內容，在明確問題或落差是由人員所造成後，訓練實務者即決定可用訓練來解決，因此必須明確將訓練需求、訓練目標及學習目標完成敘述。步驟四為解決方案，此為訓練課程設計核心，規劃者必須能夠掌握步驟三提出對應的解決方案，課程大綱即是解決方案的概述。步驟五為訓練成果評估，訓練課程設計要預先將訓練後的成果預估出來，以作為訓練是否值得採用的決策依據，亦即在訓練課程規劃階段就將訓練的投資報酬率(R.O.I)估列出來。
參、訓練需求評估構面
T.N.A.方法的背景是建立在資料的收集、分類、分析、歸納、確認問題、針對問題提出解決方案、選擇最佳方案的過程上。McGehee and Thayer’s (1961)提出三階段進行訓練需求分析方法，是T.N.A.最普遍採用的基本架構，此一模式簡稱為O-T-P模型，過去三十年來一直在訓練的文獻或教科書中被採用(Taylor & O'Driscoll,1998) 。三階段分別為組織階層分析、作業階層分析(又稱為任務與工作分析)及個人階層分析。組織階層分析是著眼於員工未來的職務能力，組織變革後應該要有的新知識、新技術與新能力，Brown(2002)認為除了改變工作環境需要的新KSAs(Knowledge, Skills and Abilities知識、技能、能力)外，另外應從勞動力來源的人口統計分析，勞動市場能力結構及兩性變化以及勞動法令與規章修訂適用性等，來分析員工需要的訓練內容。組織分析是用來檢視組織的計畫與目標，在資源需求與資源有效率使用原則下，決定哪些地方需要進行訓練(Taylor & O'Driscoll,1998) 。
Goldstein(1993)認為任務導向分析在T.N.A.扮演中心的角色，因為任務分析可以直接提供訓練需求的內容，此項資訊提供該職務的知識、技能及能力所需的績效要求。所以組織層級的訓練需求，是以達成組織計畫與目標的引導下，組織成員應具備哪些新知識與新技能，Goldstein & Ford(2002)認為建構系統性訓練需求評估能明顯影響訓練成效及訓練課程品質。訓練需求應該從組織中去發掘哪些地方及為何需要訓練（聚焦組織）、誰需要被訓練（聚焦人員）以及公司需要何種訓練內容（聚焦任務）。
從McGehee and Thayer’s與Goldstein訓練需求面向，組織階層分析主要著眼於企業為達成目標所採用策略方法，找出與策略相關的單位與人員，應具備執行策略能力，由企業提供訓練，確保策略能夠有效被執行。任務階層分析主要著眼於任務別間在達成績效指標有落差，績效落差原因如為人員能力不足，則由企業提供訓練，確保績效表現能夠符合要求。個人階層分析主要著眼於個人擔任的職務，在達成個人績效要求所應具備的職能有缺口時，則由企業提供職能相關訓練，以確保個人績效符合要求。組織雖然在訓練前有進行訓練需求評估，但大部分僅強調某一面向的訓練需求，對不同面向能夠有系統性進行需求評估者仍不多(Abdullah,2009)。綜合以上所述，企業必須建構系統性訓練需求評估，能夠有系統性的找出績效缺口，分析是否為人員能力不足所造成，以便設計符合需求的訓練方案，確保組織目標順利達成。本文提出訓練需求評估的三個構面(S.P.C.:Strategy,Performance,Competency)分別為：策略能力需求構面、績效落差需求構面、職能缺口需求構面，如圖1所示。
訓練需求分析為訓練前依訓練需求評估構面，進行有系統收集資訊進行數據分析，做為建立學習目標及課程設計的依據，用來決定訓練是否為解決工作問題對的方案，是一種持續收集資料來確認訓練能夠協助組織達成其目標，收集資訊與分析資料是訓練的基本要件，分析包含訓練是否必要、確認應提供何種訓練、檢視何種訓練型態與資源需要被投入。Cekada(2011)提出採用4WIH的方法進行有系統分析，即以Why、Who、How、What、When等順序，分別提出問題及問題結果，以產出訓練需求內容。Gupta(1999)以不同訓練需求評估構面提出需求分析可採用的方法，策略性訓練需求採用分析工具為：1.訪談法2.焦點團體法3.問卷調查法4.觀察法5.程序圖。組織績效落差訓練需求採用分析工具為：1.訪談法2.問卷法3.焦點團體法4.觀察法。職能缺口訓練需求採用分析工具為：1.訪談法2.焦點團體法3.調查法。Wilson(1999)建議訓練實務者可以採用簡易方便的訪談法、問卷法、觀察法與焦點團體法進行訓練需求的資訊收集與分析。也有很多研究者提出利用績效評核、單位主管利用非正式回饋、員工個人生涯發展計畫獲得有用的訓練需求資訊。訓練需求分析也可採用要因分析法，來找出造成績效落差的各種可能原因，輔以柏拉圖確認重要因素，再以重要因素進行訓練課程設計。無論採用何種訓練分析方法，不可忽略均需與組織目標、策略相連結，以及組織人力發展政策相一致。
肆、結論
訓練需求評估是一種管理系統，也是訓練系統的第一道程序，訓練需求評估是一種技術，必須善用分析工具，所以HRD人員必須具備需求分析能力，無論從需求評估程序的建立，或是進行需求分析的步驟，須先建構訓練需求評估的構面，讓HRD人員能夠依構面進行系統性需求分析，需求評估構面有：策略能力需求構面、組織績效落差需求構面、職能缺口需求構面，此三個構面對應到McGehee and Thayer’s的三階層分析法，組織層分析即為策略能力需求構面，任務層分析即為組織績效落差需求構面，個人層分析即為職能缺口需求構面。訓練實務者在進行訓練需求評估時，必須具備掌握問題與分析能力、掌握組織發展能力、掌握資源應用能力與具備方案實施能力。